Kontext
PMO, Portfolio
Branche
Gesundheitswesen
Rolle
PMO, Berater
Zeitraum
2022 - 2025
01
Ausgangslage
Als ich Ende 2020 die Aufgabe übernahm, wurden nur wenige Vorhaben zentral als Projekte geführt. Mit PRINCE2 und Project Online waren erste Grundlagen vorhanden, einheitliche Standards und eine gemeinsame Steuerungslogik mussten jedoch noch entwickelt werden.
Gleichzeitig zeigte sich im operativen Alltag ein größeres Problem: Projekte, Changes und laufende Aufgaben griffen auf dieselben begrenzten Ressourcen zu, wurden aber nicht gemeinsam betrachtet. Nicht alle relevanten Vorhaben waren als Projekte eingeordnet oder zentral sichtbar.
Damit fehlte eine belastbare Gesamtsicht: Was wurde gleichzeitig umgesetzt? Wo waren Kapazitäten gebunden? Und welche Prioritäten konkurrierten miteinander?
Aus der zunächst auf Projektmanagement ausgerichteten Aufgabe entstand damit eine größere Frage: Wie lassen sich die relevanten Vorhaben sichtbar machen und so strukturieren, dass Prioritäten, Belastung und Entscheidungen gemeinsam gesteuert werden können?
02
Meine Perspektive
Für mich wurde zunehmend deutlich, dass eine bessere Steuerung einzelner Projekte nicht ausreichen würde. Projekte, Changes und weitere Vorhaben griffen auf dieselben Ressourcen zu und mussten deshalb gemeinsam betrachtet werden.
Die Auswertung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung Anfang 2022 schärfte dieses Bild noch einmal aus einer anderen Perspektive. Themen wie Priorisierung, Transparenz und Belastung gingen über einzelne Projekte hinaus.
Der Aufbau eines IT-PMO wurde schließlich zum organisatorischen Rahmen, um diese Themen zusammenzuführen und eine gemeinsame Grundlage für Priorisierung, Ressourcensteuerung und Entscheidungen zu schaffen.
03
Mein Beitrag
Grundlagen schaffen
PRINCE2 in eine praktisch nutzbare Projektmanagementstruktur übersetzen, Standards und Dokumente entwickeln und Project Online für die gemeinsame Projektsteuerung nutzen.
Betrachtung erweitern
Neben klassischen Projekten weitere Vorhaben und Changes einbeziehen, die auf dieselben Ressourcen zugriffen.
IT-PMO aufbauen
Das IT-PMO konzipieren und aufbauen – mit Strukturen für Portfolio, Priorisierung, Ressourcenplanung, Reporting und die Vorbereitung von Entscheidungen.
Steuerung weiterentwickeln
Portfolio- und Ressourceninformationen zusammenführen, die Strukturen im laufenden Einsatz weiterentwickeln und an den tatsächlichen Bedarf der Organisation anpassen.
90+
Initiativen
in eine gemeinsame Portfoliosicht überführt
14
Projektmanager
fachlich gesteuert und weiterentwickelt
04
Wirkung
Aus der zunächst auf einzelne Projekte ausgerichteten Betrachtung entstand eine gemeinsame Sicht auf das IT-Projektportfolio. Dabei wurden auch Vorhaben und Themen aufgenommen, die zuvor nicht zentral als Projekte geführt oder gemeinsam betrachtet worden waren.
So entstand eine Portfoliosicht auf mehr als 90 Initiativen. Prioritäten, Ressourcen und Abhängigkeiten konnten damit gemeinsam betrachtet und als Grundlage für die Steuerung genutzt werden.
Das IT-PMO wurde dabei zu einem festen Bestandteil der Projekt- und Portfoliosteuerung.
05
Reflexion
Ich war früh auf das IT-PMO als Lösung fokussiert und habe mich dabei stark auf bereits vorhandene Auswertungen gestützt.
Heute würde ich einen Schritt früher ansetzen: zunächst ein gemeinsames Verständnis schaffen, was überhaupt als Projekt oder Vorhaben gilt, diese vollständig erfassen und Ziele, Verantwortung, Status und Abweichungen sichtbar machen. Erst auf dieser Grundlage würde ich entscheiden, welche Steuerungsstruktur tatsächlich gebraucht wird.
