Fokussierung und Umsetzung eines kritischen Schnittstellenprojekts
Ein seit Jahren laufendes Schnittstellenprojekt, hoher Zeitdruck und ein Umfang, der auf ungeklärten fachlichen Grundlagen beruhte. Nach dem Stopp der bisherigen Planung wurde das Vorhaben auf eine umsetzbare Kernlösung fokussiert und neu aufgesetzt.
Kontext
Projekt
Branche
Gesundheitswesen
Rolle
Projektmanager
Zeitraum
2021 -2022
01
Ausgangslage
Als ich das Schnittstellenprojekt Anfang 2021 übernahm, lief das Vorhaben bereits seit längerer Zeit. Eine belastbare Projektdokumentation lag nicht vor. Gleichzeitig musste innerhalb weniger Monate die Abwicklung eines neuen Großkunden sichergestellt werden.
Ziel war der Datenaustausch zwischen mehreren Systemen. Die dafür notwendigen fachlichen Grundlagen waren jedoch noch nicht vollständig geklärt. Vertrags- und Prozessabbildungen unterschieden sich und wurden teilweise parallel zur Schnittstelle weiterentwickelt.
Hinzu kamen verschiedene technische Lösungsansätze, die im bisherigen Projektverlauf wiederholt neu bewertet worden waren. Abhängigkeiten zu externen Entwicklern und der enge Zeitrahmen erschwerten die Planung zusätzlich.
Damit traf ein konkreter Umsetzungstermin auf ein Vorhaben, bei dem fachliche Grundlagen, technischer Lösungsweg und Abhängigkeiten noch nicht ausreichend geklärt waren.
02
Meine Perspektive
Die erste Planung zeigte, wie eng der vorgegebene Zeitrahmen war. Er ließ sich nur halten, wenn die benötigten Ressourcen vollständig verfügbar waren, die externe Entwicklung ohne Verzögerungen verlief und die noch offenen fachlichen Fragen rechtzeitig geklärt wurden.
Zunächst habe ich auf dieser Grundlage weitergearbeitet und versucht, das Vorhaben innerhalb der gesetzten Rahmenbedingungen umzusetzen. Mit den Verzögerungen und wiederkehrenden Problemen in der Entwicklung wurde jedoch deutlich, dass eine weitere Anpassung des bestehenden Plans nicht ausreichen würde.
Die Frage war damit nicht mehr, wie sich der ursprüngliche Plan noch halten ließ, sondern welcher Teil des Vorhabens unter den tatsächlichen Bedingungen sinnvoll umgesetzt werden konnte.
03
Mein Beitrag
Vorgehen stoppen
Nach weiteren Verzögerungen und Problemen in der Entwicklung die bisherige Planung stoppen und den Projektansatz neu bewerten.
Optionen erarbeiten
Ursachen und Abhängigkeiten analysieren und drei Handlungsoptionen ausarbeiten: Rückkehr zur manuellen Abwicklung, Konzentration auf den konkreten Kundenbedarf oder eine weitergehende Vereinheitlichung der Vertragsabbildungen als Grundlage für weitere Schnittstellen.
Umfang fokussieren
Nach der Entscheidung für die begrenzte Variante die übrigen Entwicklungsstränge beenden und den Projektumfang auf die benötigte Schnittstelle mit Datenaustausch in beide Richtungen konzentrieren.
Umsetzung neu planen und steuern
Die fokussierte Lösung auf realistischer Grundlage neu planen, fachliche und technische Abhängigkeiten zusammenführen und die Umsetzung mit internen Beteiligten und externen Entwicklern bis zur Inbetriebnahme steuern.
4-6 Monate
Amortisation
der Projektkosten nach Inbetriebnahme
manuell -> automatisiert
Datenaustausch
inklusive Plausibilitätsprüfung
04
Wirkung
Aus dem zuvor breit angelegten Vorhaben entstand eine klar abgegrenzte und umsetzbare Schnittstellenlösung für den konkreten Bedarf. Der Datenaustausch zwischen den beteiligten Systemen konnte damit automatisiert werden und ersetzte die bisherige manuelle Übertragung.
Zusätzlich wurde eine Plausibilitätsprüfung integriert, die mögliche Inkonsistenzen in den übertragenen Daten sichtbar machte.
Auf Basis der damals verfügbaren Projektkosten und der eingesparten manuellen Aufwände ergab sich rechnerisch eine Amortisation innerhalb von etwa vier bis sechs Monaten nach Inbetriebnahme.
Die weitergehenden Entwicklungsansätze wurden zunächst bewusst nicht weiterverfolgt. Mit der umgesetzten Schnittstelle war zugleich ein funktionierender technischer Weg geschaffen. Als die weitergehende Schnittstellenentwicklung Ende 2024 wieder aufgenommen wurde, konnte darauf aufgebaut werden.
05
Reflexion
Ich habe mich zu Beginn stark an den gesetzten Termin und die vorgegebenen Rahmenbedingungen gehalten, obwohl meine Planung bereits zeigte, dass das Vorhaben nur unter nahezu idealen Bedingungen umsetzbar war.
Heute würde ich an diesem Punkt früher widersprechen und, wenn nötig, auch Nein sagen. Wenn Ziel, fachliche Grundlagen oder Voraussetzungen keine belastbare Planung zulassen, würde ich das nicht erst durch die Umsetzung bestätigen lassen, sondern zum Gegenstand einer Entscheidung machen.
Bei einem vergleichbar kritischen Vorhaben würde ich außerdem die Personen, die tatsächlich entwickeln und umsetzen, früher und direkter in Planung und Steuerung einbeziehen.
